Home Office na Contabilidade em tempos de COVID-19

Olá contador e contadora, tudo bem?

 

Perguntas Frequentes Sobre Home Office

O que é home office?

O home office é o trabalho remoto, trabalho em casa, teletrabalho etc.

Com o advento do COVID-19, foi a maneira que as contabilidades encontraram de continuar com os seus trabalhos, mas também é uma oportunidade para cumprir as tarefas com maior conforto e autonomia em casa, o que em partes se traduz em vantagem para a empresa que deseja eficiência e redução de custos.

Quais as vantagens do home office?

O trabalho remoto permite que você defina seus próprios horários, métodos e critérios;

A independência também é uma chance de entregar seu melhor em cada projeto, trabalhando com foco total e sem interferências externas;

Redução de custos expressiva e tendência a aumentar os rendimentos, se você tiver a organização e disciplina necessária.

Home Office é uma Inovação? Não, definitivamente não!

Já a maneira de fazer, ferramentas a se utilizar, sim, temos inovação em alguns pontos. Todos sabemos que trabalhar remotamente não é uma novidade e que há bastante tempo inúmeras ferramentas tecnológicas são usadas pelas contabilidades para trabalhos remotos em inúmeras situações.

Não importa se é por questões de logística física, financeiras, estratégicas ou particulares, o trabalho remoto é difundido mundialmente e até o momento, estava em crescente desenvolvimento nas empresas de forma geral.

No Brasil, houve um aporte financeiro muito significativo neste sentido, pois contamos com um país com dimensões continentais, e o trabalho remoto aproxima os pares, sem onerar a produção e serviço das empresas.

Veja, já tínhamos contabilidades no mercado brasileiro, em números bem tímidos é claro, porém que permitiam por exemplo, alguns dias de trabalho Home Office a alguns de seus colaboradores, outras contabilidades totalmente Home Office, porém com reuniões periódicas, semanais ou quinzenais e também contabilidades Home Office integralmente falando, com reuniões por vídeo conferência somente, e isso, ia desde a entrevista, admissão até a demissão do colaborador, assim como, contatos de negócios com fornecedores, clientes e todos os envolvidos.

O fato é que na contabilidade não é diferente de outros segmentos, muito pelo contrário, pois a tecnologia invadiu todos os mercados e segmentos e, as contabilidades estão se tornando grandes polos de processamento de dados de altíssima relevância. De alguns anos para cá, a contabilidade brasileira tem recebido muitos investimentos na parte de tecnologia, muitas startups e também empresas já consolidadas criando novas soluções e fomentando novos negócios dentro deste próprio ecossistema, temos também a própria Receita Federal Brasileira, um exemplo claro de investimento em tecnologia.

Como exemplo temos o tão famoso SPED – Sistema Público de Escrituração Digital que começou a ser desenvolvido ainda no Governo de Fernando Henrique Cardoso com a edição da Lei 9989/00 (Plano Plurianual), que contemplava o programa de modernização das administrações tributárias e aduaneiras. O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) foi instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 e fez parte do projeto governamental Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal. O sistema entrou em vigor para algumas empresas em 2008, em caráter de teste, atingindo em 2009 grande parte das empresas tributadas pelo lucro real no Brasil. A partir de 2014, o Sistema passou a abarcar a grande maioria das empresas brasileiras tributadas também pelo lucro presumido.

Para termos uma ideia da ordem de valor, em 6 de maio de 2019 a Receita Federal Brasileira divulgou o Resultado da Fiscalização em 2018. O montante de crédito tributário recuperado pela Fiscalização em 2018 foi de R$ 186,93 bilhões, superando em 25,1% a estimativa de lançamentos de ofício para o ano, de R$ 149,34 bilhões. O crescimento nos valores médios de crédito tributário reflete a melhoria na qualidade da seleção de contribuintes e na detecção de novas modalidades de infrações tributárias;  investimento em tecnologia da informação que permite análise de um grande volume de informações; efetivo combate aos planejamentos tributários abusivos, normalmente executados por contribuintes com maior capacidade contributiva e; especialização das equipes de auditoria e de seleção dos sujeitos passivos contribuintes que serão fiscalizados; entre outros fatores.

Embora a contabilidade brasileira tenha recebido a atenção devida das empresas de tecnologia e dos investidores deste mesmo mercado, uma grande parcela de contadores e contadoras sempre prezaram muito pelas relações pessoais e presenciais rotineiras com seus clientes, cafezinho aqui, um bate papo ali, até por que a venda e fidelização através do marketing de relacionamento, sempre foi ponto forte de muitos contadores e contadoras, o boca-a-boca, sempre funcionou muito bem neste segmento.

O fator cultural também pesa muito, afinal, estávamos acostumados a muitas coisas, que de uma hora para outra não faremos mais, pessoas com quem convivíamos 1/3 de nossos dias, durante meses, em muitos casos, anos, não encontraremos pessoalmente tão cedo, rotinas foram quebradas e novas serão criadas.

E com isso, mesmo tendo toda esta tecnologia a disposição, muitas contabilidades optavam pelo não uso de todo este arsenal.

É claro que não podemos deixar de citar, as contabilidades Online e também algumas contabilidades, mais avançadas, no contexto da Contabilidade Digital, mas, estas estão longe de ser a maioria.

Então, antes da pandemia e de todos nós ficarmos confinados dentro de casa, tinha espaço para todos trabalharem, era cabível manter este alto nível de trabalho humanizado nas empresas contábeis, até se discutia o emprego de tecnologia nas rotinas das empresas contábeis, mas sempre de maneira mais tímida e não muito agressiva na maioria das contabilidades.

Quer ver um exemplo, chatbot, até hoje tem muitas contabilidades que não sabem nem o que é de fato, existem outras que, mesmo sabendo, não querem utilizar de forma alguma, já as contabilidades Online e as contabilidades digitais, fazem uso, de maneiras bem diferentes é claro.

Obviamente que o atendimento humanizado é bem mais interessante, mas existem inúmeras questões, que podem sim, ser respondidas por um robô e inúmeras situações que o robô leva vantagem sobre o ser humano.

Ah! Permita-me abrir um parêntese, desde 2013, depois de testarmos vários modelos de vendas implantamos na SOBIT um Inside Sales e também Customer Success, que consistem em vários processos e procedimentos de vendas internas e garantia do sucesso dos nossos clientes. Tudo é feito à distância, então prospectamos, apresentamos, testamos, orçamos, propomos, vendemos, entregamos, treinamos e acompanhamos nossos clientes, tudo remotamente.

E mesmo depois de 7 anos fazendo assim, não era raro perder venda, pois o cliente em questão, desejava uma visita presencial a sede dele, o que não fazemos mais, salvo raras exceções. Com o COVID-19, isso também já mudou muito.

Voltemos ao assunto, pesquisei bastante sobre este assunto nos últimos dias e encontrei bastante informação, porém boa parte sempre faz referência a períodos antes da pandemia.

Todos nós sabemos, que muita coisa nesse mundo senão tudo, se resume em dois períodos, antes e depois da quarentena que estamos vivendo.

Sendo assim, matérias que trazem consigo dicas como:

  1. É muito importante planejar antes de virar a chave do Home Office.
    Mas como se preparar para algo que estamos vivendo a primeira vez e que ninguém foi capaz de planejar nada?
  2. Verifique se a infraestrutura do local de trabalho de seus colaboradores permite o trabalho home office.
    Os colaboradores já estavam há anos nas empresas e foram simplesmente mandados para casa com um notebook embaixo do braço, ou até seus computadores desktop.
  3. Home Office não é para todo mundo.
    Então, meu colaborador não se adapta, porém foi contratado para trabalhar no meu escritório e não em sua casa, além do mais ele é bom colaborador quando está no escritório, e agora?
  4. Nem todo dia é dia de Home Office.
    Poxa, neste momento de pandemia, de quarentena, as pessoas estão sendo proibidas de sair de suas casas, essa dica também não vale mais.
  5. Evite interferências.
    Essa é boa, já mencionei que o lockdown foi geral e que teoricamente estão todos confinados em suas casas? Sim, gato, cachorro, papagaio, sogra, esposa, filhos e agregados? Esta dica também ficou um pouco mais complicada.
  6. Escolha um lugar silencioso.
    Acho que já disse que a trupe toda está em casa…não vai ser fácil encontrar este lugar.
  7. Tenha internet de boa qualidade e backup.
    Esta dica também não é fácil de seguir nas circunstâncias atuais, veja, o Brasil é um país com território e dimensões continentais e, infelizmente o que se aplica no Sudeste, não serve no Sul, no Norte, no Nordeste ou no Centro Oeste, cada lugar deve ser tratado de maneira ímpar, pois um é totalmente diferente do outro. Isso sem falar que as empresas de telecomunicação não prestam um excelente serviço em nosso país e com o aumento de uso de streaming isso só deve piorar.

Em linhas gerais estas matérias e dicas perdem boa parte do seu sentido quando objetivamos aplicar na situação atual, não tenho nada contra os escritores, tudo foi escrito com base em outro cenário, bem diferente do atual e quem iria prever tal situação? E tem mais, depois que passarmos por tudo isso muito deste conteúdo, será novamente importante e útil.

Mas, o intuito deste artigo não é apenas trazer más notícias, fica comigo que eu vou lhe passar algumas dicas, que realmente funcionam e sabe por que eu sei disso? Experiência própria, ninguém me contou, eu vivenciei cada uma delas…

Desde o início da SOBIT, lá nas primeiras linhas de código da nossa plataforma de automação de rotinas contábeis, em 2008, até então nós já mudamos muito, inclusive fisicamente, sim muitas vezes, e em cada mudança nós resolvemos um ou mais problemas, depois de tantas mudanças foi muito “fácil” para nós, migrar para o Home Office, de um dia para outro, cada um pegou seu notebook e foi para sua casa, no dia seguinte todos trabalhando no conforto dos seus lares, lindo não?

Não é bem assim, nestas oportunidades também tivemos problemas, assim como todos estão tendo, porém aumentamos muito nossa resiliência ao longo dos anos com tantas mudanças e neste artigo vou contar como estamos lidando com esta nova experiência.

Existem alguns processos e até mesmo o bom e velho senso comum, de como se deve fazer essa migração do trabalho no escritório para o trabalho em casa, mas nessa oportunidade não tivemos muito tempo, planejamento, preparo, testes e tal, nós tivemos que fazer, improvisar e ao longo do tempo ajustar o que for necessário.

Então partindo do princípio que ninguém esperava, que todos foram pegos de surpresa, trago aqui algumas dicas de como fizemos aqui na SOBIT e do que tenho visto ser feito nas empresas e tem dado certo, vamos lá:

  1. Home Office dá ao colaborador mais autonomia e liberdade para trabalhar e produzir à sua maneira. Todos que trabalham em Home Office têm que entender que, deste momento em diante você será avaliado pelas suas entregas, sua produção e serviço, assim como a qualidade daquilo que está sendo entregue. Muitos dizem que os “puxa-sacos” de plantão e baixa produtividade estarão expostos, eu particularmente compartilho desta afirmação.
  2. A natureza do trabalho remoto, traz consigo a flexibilidade de horários, métodos e critérios, obviamente, caso não trabalhe sozinho é importante que toda esta flexibilidade esteja alinhada com seus pares, time e/ou equipe.
  3. Faz muito sentido dizer que o colaborador que trabalha em Home Office, em partes, empreende de carteira assinada, pois, pode trabalhar no período em que se sente mais produtivo, traçar suas metas e ser seu próprio “chefe”, mas cuidado, todo grande poder, vem acompanhado de uma grande responsabilidade.
  4. Os gerentes, chefes, supervisores, líderes e empreendedores, também devem ter em mente que a maneira de delegar e conduzir seus colaboradores, assim como medir produtividade e cobrar metas muda muito. Portanto, tome muito cuidado ao falar com o profissional, como, quando e por quê o abordar. Lembre-se, as pessoas já estão assustadas e estressadas com a pandemia, mídia e o lockdown, não seja mais um agravante. É papel dos líderes a condução da situação com maestria para conseguir o máximo de seus colaboradores, causando o mínimo de estresse possível.
  5. Ao delegar corretamente, criará mecanismos e pontos de atenção que podem ser checados por você e pelo seu colaborador, desta forma mesmo estando desconectados fisicamente, ambos saberão em que pé, determinada tarefa está. O objetivo é sempre tornar desnecessária a cobrança e sim um contato para auxilio quando notar que o colaborador não avançou por alguma dificuldade. Lembre-se que ele sabe o que tem que fazer e na maioria dos casos ele quer e tem em mente, fazer e cumprir com suas tarefas, mas poderá estar com algum problema e aí sim, faz sentido, você entrar no jogo para ajudar e não para colocar mais pressão e dificultar ainda mais o dia de seu colaborador.
  6. Uma das coisas mais interessantes deste momento é o fato de ficar muito mais tempo perto da família, embora esteja trancado no quarto para cumprir com as tarefas, aqueles que ama, estão muito mais próximos e isso é muito bom. Naquela pausa do cafezinho, podemos dar aquela conferida, para ver se está tudo certo, dar um beijo na patroa, brincar um pouco com as crianças, mas sem se desviar, ok?
  7. Toda vez que visito um cliente em São Paulo, levo em média 2 horas para ir e 2 horas para voltar, este foi um dos fatores que me fez implantar vendas e suporte remoto aqui na SOBIT. É impossível visitar 4 clientes por dia em São Paulo e ter quatro experiências de boa qualidade, mas remotamente nosso recorde são 20 apresentações por dia e isso é muito importante. Pense na qualidade de vida dos colaboradores e na economia.
  8. Um outro ponto de extrema relevância é o CAC, custo de aquisição do cliente, que é o cálculo feito para saber quanto foi investido na conquista de um determinado número de clientes em determinado período, quando o processo de aquisição de clientes era através de visitas presenciais o CAC era muito alto.
  9. Isso não são férias, é quarentena, partindo desse ponto, é importante que todos os colaboradores tenham isso em mente e que tentem ao máximo manter a mesma rotina que tinham no escritório, sede da empresa contábil. Então procure seguir os mesmos rituais, levante, faça seus exercícios, tome seu banho, vista-se apropriadamente e vá trabalhar. Eu acredito que isso vá lhe manter atento e desperto para suas tarefas diárias.
  10. Não exceder o horário: Não é por que você está em casa que deve trabalhar mais buscando atingir suas metas através de um sacrifício maior, flexibilidade não é isso, existem inúmeros estudos que comprovam que trabalhar além do horário pode reduzir sua produção, assim como, baixar significativamente a qualidade daquilo que está produzindo. Cuidado! Este é um ponto de atenção aos Workaholics de plantão!
  11. Se você faz atendimento a clientes e passar a fazer por telefone ou vídeo conferência, tenha sempre alguns cuidados, embora todos estamos em casa e é compreensível uma série de coisas, devido a situação atual, cuidado com gafes, acidentes e outros. A internet está cheia de vídeos de pessoas em situações bem constrangedoras. Cuidado para não virar um “meme” de forma vexatória.
  12. Deixe claro a todos em sua casa que de 8:00 às 12:00 e de 13:00 às 18:00, se este for seu horário, você está trabalhando, como a mudança foi de uma hora para outra, as mães, pais, esposas, maridos filhos e até os animais domésticos não estão totalmente cientes que você precisa daquele espaço/tempo para produzir.
  13. Se você tiver a oportunidade e ter este espaço só seu em sua casa, um quarto, garagem, enfim, algum lugar que você possa se trancar e só sair para as necessidades fisiológicas, cafezinho e almoço é ótimo.
  14. O fone de ouvido também ajuda muito, mas é claro que tem que fazer sentido, se você atende clientes o dia todo e vai precisar fazer isso via Headphone, não me parece fazer muito sentido ficar escutando música enquanto verifica a necessidade de um cliente, mas por exemplo se você está fechando a folha, balanço, realizando ajustes nos livros de entrada e saída o fone de ouvido vai lhe ajudar a manter a concentração, até mesmo desligado ele vai “funcionar” bem.
  15. Se não tiver uma boa cadeira e uma boa mesa em sua casa, recomendo que faça como eu, vá no escritório pegue a que usava lá e leve para sua casa, claro que deve pedir a seu superior.  “A cadeira é muito importante, ninguém merece aquela cadeira comum de cozinha, experiência própria!”
  16. No caso dos equipamentos de trabalho, o perfeito seria algo próximo de um notebook de última geração com saída para dois monitores extras um suporte para apoiar o notebook, mais um teclado e um mouse sem fio de preferência da Microsoft e um belo nobreak para garantia de pelo menos duas horas de trabalho sem energia na rede elétrica, mas nós sabemos que a realidade das empresas é outra então se não tiver computador, peça um notebook para seu superior e se não for possível, peça para levar o computador que usa no escritório para sua casa, boa parte das empresas tem sido muito flexíveis neste ponto, afinal a empresa precisa que você produza, então ela deve fazer sua parte dentro do possível.
  17. Vamos falar da Internet também e nós todos sabemos que o país tem dimensões continentais e a comunicação não é lá das melhores do mundo, eu diria que está bem a quem disso e ainda temos o agravante de todos estarem em casa e com isso o aumento do uso de internet com streamings e outros, o que prejudica ainda mais um serviço que nunca foi de excelente qualidade. Mas para se trabalhar no modelo de home office é importante ter internet. Em algumas exceções é possível produzir em seu computador, localmente falando e depois ir descarregar as informações na rede da contabilidade, mas o ideal é ter internet em seu novo local de trabalho, pois ninguém sabe exatamente quando tudo isso vai passar e em que período de quarentena é para ficar em casa e não indo ao escritório entregar as coisas com um pendrive.
  18. Mais do que fazer é importante salvar, certo? Então tanto faz se trabalha em casa ou no escritório sede da contabilidade, sempre mantenha Backup de tudo, porém, veja, nossas casas não estão preparadas para o cenário atual, onde por exemplo: temos um trabalhando em um quarto; a esposa com o notebook no colo na sala; e os filhos estudando em outro quarto; carregadores por todo lado; fios por todo lado; e por aí vai. Tudo isso torna nossas casas ambientes propícios a acidentes graves com os equipamentos, então salve tudo e mais importante do que salvar, sempre verifique se aquilo que está salvo não está corrompido, sim, crie rotinas de backup e rotinas de testes destes backups.
  19. Tenha tudo a mão: Eu sei que isso é um pouco complicado, afinal você está em casa, mas se organize da melhor forma possível para não precisar ficar voltando no escritório, para isso ou aquilo, para não ficar se levantando toda hora e perdendo a concentração, para não ser interrompido e por aí vai. Suas ferramentas e apetrechos devem sempre estar ao seu alcance, prontos ao emprego. Então já tenha tudo a mão, calculadora, bloquinho de anotações, caderno, calendário, caneta, lápis, borracha e por aí vai.
  20. De tempos em tempos, levante vá a cozinha, faça um café, tome uma água, assim como fazia no escritório, ficar sentado 8 horas ininterruptas não é nada saudável, mexa-se de vez em quando.
  21. E o que diz a CLT?
    Bem neste momento apenas saímos do escritório e fomos para nossas casas, então, há uma série de coisas à serem ajustadas, há também muitas dúvidas, mas com a Reforma Trabalhista de 2017, muitos destes itens já foram pacificados e finalmente o home office foi reconhecido como uma modalidade legal de trabalho. Segundo a Lei 13467, o trabalho remoto funciona igual ao CLT: 44 horas semanais, controle de horas extras e benefícios previstos. A única diferença é que empresas e funcionários precisam entrar em um acordo sobre o fornecimento e manutenção dos equipamentos de trabalho. E atenção à produção e qualidade, pois o controle da jornada tem origem aí.
  22. É muito importante ter estabelecido entre empresa e colaboradores um termo de responsabilidade sobre uso dos equipamentos, moveis e afins que serão levados para o trabalho em casa.
  23. O home office também é altamente vantajoso para a empresa, tanto na redução de custos quanto nos ganhos de produtividade e engajamentoA Dell, por exemplo, já conta com mais de 25% dos colaboradores trabalhando à distância e relata à CNN Money uma economia de US$ 12 milhões por ano em custos de aluguéis. Outro exemplo é uma pesquisa da Indeed que mostra os principais benefícios do home office para as organizações:
    • Aumento do engajamento (57%);
    • Redução da taxa de turnover (52%)
    • Redução da taxa de absenteísmo (50%)
    • Economia em custos operacionais (50%)
    • Redução nos custos com benefícios (31%).

    Logo, as empresas, que se adaptarem rapidamente têm muito a ganhar neste período de flexibilização de seus métodos de trabalho, principalmente no quesito engajamento. Com a opção de home office, é possível reter os melhores talentos e contar com profissionais mais motivados, comprometidos e, quem diria, envolvidos com a empresa. Também há a possibilidade de contratação de profissionais de outras regiões do país, sem a necessidade de mudança física do mesmo. Ocorre que muitas vezes você pode precisar de um profissional especifico e o mesmo encontra-se do outro lado do país e não tem disponibilidade para viagens, então o trabalho a distância, em casa ou remoto ajuda muito.

Bem, falamos muito sobre as características e boas práticas no Home Office, mas está faltando algo muito importante, no caso as ferramentas tecnológicas que vão nos ajudar, vamos a algumas delas:

  1. Ferramentas para vídeo conferencia: Fazer videoconferências é uma tarefa simples quando se pode contar com a ajuda de ferramentas online gratuitas. Plataformas como ZOOM, Skype, Whereby, Google Hangouts, Microsoft Teams, WhatsApp (opte por utilizar uma conta business), e muitas outras ferramentas que permitem configurar reuniões remotas em poucos cliques e facilitam a vida dos contadores e contadoras que precisam trabalhar de casa, especialmente durante a quarentena do COVID-19.

    Aqui na SOBIT estamos fazendo assim, logo pela manhã um de nossos colaboradores inicia uma nova sala de vídeo conferência no ZOOM e compartilha o link no grupo do WhatsApp, não há uma imposição para que todos entrem e fiquem o dia todo na sala, tanto é que por exemplo, enquanto estou fora da sala, o Vinicius quando vai realizar alguma apresentação também sai da sala e por aí vai. A impressão que tive é que o fato dos profissionais poderem ficar conectados virtualmente falando, possibilitou a todos uma sensação de proximidade, minimizando o impacto da separação quando cada um foi para sua casa. Então a todo momento podemos ver as pessoas tirando dúvidas umas com as outras, mostrando suas telas e o que estão fazendo para melhor contextualizar, até mesmo piadinhas e brincadeiras muito sadias têm acontecido, assim como, quando estávamos todos juntos lá na sede da SOBIT.

  2. Acesso remoto: Um dos pontos mais importantes para o trabalho em Home Office diz respeito as ferramentas de acesso remoto, que como o nome sugere, permitem a você acessar uma máquina mesmo estando longe dela. Então para acessar uma máquina a distância você pode utilizar o TeamViewer, Chrome Remote Desktop, GetScreem.me, Microsoft Remote Desktop, Anydesk, Ammy e muitas outras, mas cuidado com a segurança.

    VPN ou Virtual Private Network (Rede Privada Virtual) trata-se de uma rede privada construída sobre a infraestrutura de uma rede pública. Essa é uma forma de conectar dois computadores através de uma rede pública, como a Internet. Ao invés de realizar esse procedimento por meio de links dedicados ou redes de pacotes, como Frame Relay e X.25, utiliza-se a infraestrutura da internet para conectar redes distantes e remotas. Com a VPN você cria um ambiente de rede “único”, o que colocar o computador que está em sua casa na mesma rede que os computadores que estão em seu escritório, inclusive os servidores de sistemas e arquivos. O acesso remoto via VPN é considerado um dos mais seguros, porém não é aplicável em inúmeras situações, mas se puder optar, utilize uma VPN.

  3. Para o backup online (Cloud Storage), encontramos algumas ferramentas como o DropBox, OneDrive, Google Drive, Mega que foi lançado em 2013 pelo polêmico Kim Dotcom e muitas outras, todas essas ferramentas tem uma versão gratuita e uma paga com inúmeras vantagens a mais.
  4. Segurança é um ponto importante e antivírus está diretamente ligado. Então para sua avaliação eu indicaria o Total AV, McAfee, Norton, BullGuard, Cylance, Bitdefender, Heimdal, Panda, Avg, Avast. Todos estes softwares de segurança tem versões gratuitas e pagas.
  5. Para quem precisa colher assinatura de seus clientes, funcionários, fornecedores ou afins, sobre os documentos e contratos sugiro a análise das seguintes ferramentas de assinatura digital como HelloSign, Preview, Adobe Sign, RightSignature, DocuSign, SignEasy, SigningHub, SingNow, Adobe Fill & Sign, Zoho Sign. Algumas dessas ferramentas tem versões gratuitas, versões de testes e boa parte delas funcionam em seu celular.
  6. Quando se começa a construir ideias em conjunto em um ambiente de equipe, obviamente a seguir, você precisa de um meio de comunicação seguro para discutir essas ideias e realizar o seu projeto. As pessoas com quem trabalha devem assim fornecer as suas próprias ideias num espaço onde mantenha todo mundo na mesma página. Isso é fácil de conseguir quando se trabalha em conjunto no mesmo espaço físico da sede ou escritórios da contabilidade, mas o que fazer em tempos de COVID-19? Pois bem, deixo aqui algumas ferramentas de mensagens instantâneas que são muito bem-vindas neste momento: WhatsApp, Telegram, Gtalk, Skype, Messenger, Yahoo Messenger, Windows Live Messenger, WebcamMax, Facebook Chat Desktop, Messenger Plus, Softros, Outlook Lan Messenger e muitos outros, aqui na SOBIT fazemos uso do WhatsApp e Skype.
  7. Gestão de tarefas também é tema de altíssima importância no trabalho remoto e para tanto selecionei algumas ferramentas que podem lhe ajudar nesta gestão com objetivo em produtividade, são elas: Gestta, GClick, Pier Gestão e Resultados, TaskDo, Nuubes, Trello, iClips, Asana, Taskboard, Wunderlist, Evernote e Microsoft OneNote. Fica aqui um destaque especial para o Gestta, esta ferramenta atende desde sua concepção, o mercado contábil e traz consigo uma ferramenta interligada ao WhatsApp, tornando a comunicação, pedidos e solicitações juntos aos clientes muito mais profissional, reduzindo muito os problemas comuns de gestão de tarefas e comunicação;
  8. O e-mail é um dos grandes sabotadores da produtividade. Como ele é um instrumento de trabalho, muitas vezes consome seu tempo enquanto passa a impressão de que você está fazendo algo útil. Várias empresas estão tentando diminuir o seu uso, restringindo-o a relações com clientes e fornecedores externos ou a conversas que necessitem de um registro. De qualquer forma, saber que temos uma caixa de entrada cheia de mensagens não lidas não é nada legal. Tomei o cuidado de listar alguns aplicativos para ajudar a organizar e agilizar a leitura do que for importante em sua caixa de e-mail: Slack, Spark, Unroll.me;
  9. É praticamente impossível lembrar de tudo o que acontece e de todos os insights que temos ao longo do dia, sem uma boa anotação em um caderno, bloquinho ou post it não é mesmo? Então tomei o cuidado de listar algumas ferramentas de anotações para trazer todos estes ricos insights para o mundo digital, aí vão algumas delas: Post it, Microsoft Onenote, Evernote, Springpad, Simplenote, Notational Velocity (apenas para MAC).
  10. Algumas ferramentas para organizar links importantes e suas leituras, o contador tem que estar antenado sempre, estar atualizados sobre as MPs, leis e alterações na legislação tributária faz muita diferença e para isso listei as ferramentas Pocket, Flipboard, Feedly e Delicious.
  11. Na automação de processos e integração com os clientes das contabilidades podemos listar as seguintes soluções:
    • Na integração da movimentação financeira, ou seja, na hora de trazer os dados de extratos bancários, relatórios de contas a pagar e receber, relatórios de repasse de cartão de crédito, podemos naturalmente elencar as seguintes ferramentas: SOBIT, Visão Lógica, Escritório Inteligente, Ottimizza.

    • Na integração de movimentação fiscal, consulta, busca e guarda de notas fiscais sugiro a análise das soluções das empresas: SOBIT, Sieg, Jettax, K-Integra, Klaus e Arquivei.

    • Na integração de movimentação de pessoal, as rubricas e variáveis, elenco: SOBIT e Convenia.

    • Na Gestão de Documentos OnLine temos: SOBIT, Gestta, Gclick e Pier Gestão da Nuvteck;

    • No controle financeiro e gestão de micros e pequenas empresas clientes das contabilidades temos: SOBIT, Conta Azul, Nibo, Wave e Omie, todos têm seus ERPs integrados aos sistemas contábeis. O destaque vai para a SOBIT que já tem nativamente módulos de integração com ou sem o uso de seu ERP.

    • Na entrega automatizada de obrigações acessórias, geração de DAS, DARFs, cálculo do Simples e outras temos: SOBIT, Jettax e Hubcount.

    • Na geração de relatórios de alto valor agregado temos Hubcount e Nucont;

    • Na integração com municípios para a emissão de notas de serviço temos a SOBIT;

    • Na auditoria de movimentação fiscal e contábil podemos contar com: SOBIT; E-auditoria e Auditto;

    • Na conciliação contábil e financeira podemos analisar as soluções: SOBIT, Confere, Concil e Conciliadora.

    • Na automação para BPO Fiscal temos a SOBIT, com seu emissor de notas ficais de serviço automatizado através de solicitações de emissão de notas.

      Como podemos ver em um comparativo geral, podemos afirmar que a SOBIT traz consigo um apanhado de soluções que visa dar a contabilidade um aumento significativo em sua produção e serviço, agregando valor e muita qualidade nos serviços prestados pela contabilidade.

  12. É importante também lembrar dos sistemas que são utilizados na parte contábil, fiscal, escrita e folha, os sistemas ligados, onde são realizadas as principais tarefas e atividades do contador onde podemos listar alguns como: Domínio Sistemas, Fortes, Alterdata, Contmatic, Walter Kluwers, Sage, Nasajon e muitos outros. Nesta lista temos mais de 200 ERPs que podem ser utilizados pela contabilidade brasileira.

    O destaque aqui vai para a Domínio Sistemas, empresa que foi adquirida pela gigante Thomson Reuters em 02 de abril de 2014 e possui atualmente em sua carteira mais de 30 mil contabilidades, sendo líder do mercado contábil brasileiro que atualmente conta com pouco mais de 70 mil contabilidades.

    Um outro ponto importante e que merece destaque é que a Thomson Reuters organiza anualmente seu programa de aceleração de Startups e na 3ª Edição realizada em 06 de dezembro de 2019 a SOBIT foi ganhadora na categoria contabilidade e em parceira com a Thomson Reuters Domínio, desenvolverá inúmeras inovações no sentido de automação de rotinas contábeis e integração de sistemas e arquivos.

Conclusão

Depois de toda essa leitura, tenho certeza que conseguiu ter vários insights sobre o trabalho em casa, home office e você já deve ter uma boa ideia de como será a experiência fora da sede da contabilidade onde trabalhava.

Não há dúvida das vantagens: maior liberdade de atuação, flexibilidade de horários, adaptabilidade de rotina e uma saudável fuga daquele trânsito e ou condução publica até o trabalho.

Mas não deixe encarar o home office a sério, sob o risco de comprometer seu rendimento, suas entrega, tarefas, metas e produtividade.

Para que o trabalho remoto valha a pena, você precisa ser capaz de imprimir seu próprio ritmo de produção e manter o foco nas tarefas.

Além disso, não pode abdicar de muita disciplina, dedicação e talento para a autogestão.

Agora cabe a você decidir se está pronto para encarar o home office e sair dessa situação muito melhor do que quando entrou.

Muito obrigado por ler, estamos juntos!

E se gostou, curta e compartilhe com seus amigos e colegas de profissão!

E até o próximo post!

Osmair Marangne – CEO na SOBIT | Empresa especializada em Automação de Rotinas Contábeis. Graduado em Análise de Sistemas pelo Centro Universitário Padre Anchieta com MBA em Administração de Empresas pela FGV, atua na área de tecnologia há mais de 20 anos e traz em seu currículo de experiência e formação profissional com atuação em instituições financeiras, seguradoras e há 10 anos especificamente na gestão da SOBIT, focado em soluções para empresas contábeis.

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